Empresa sem memória: perda e indisponibilidade de informações e arquivos

Abstract

Nessa pesquisa, o gerenciamento de processos ajudará a manter a linha do tempo da memória e a disponibilidade documental da empresa como ferramenta de consulta e agregadora de conteúdo das operações diárias, principalmente da comunicação e distribuição de arquivos. Uma solução é a utilização de sistemas para gerenciamento de processos (BPMS) e de gestão eletrônica de arquivos (GED), cooperando entre si para minimizar a ruptura do ciclo que deve existir entre clientes, processos e colaboradores entre diversos setores da empresa. Apesar de softwares existentes no mercado para BPMS e GED, e muitas empresas terem o BPMS como um software de utilização diária, as orientações de implantação integrada são inexistentes, principalmente ao GED cuja grande parte das empresas brasileiras ainda não se pré-dispõe como um recurso necessário. Assim, a análise deste estudo de caso concentra-se em atividades executadas dentro de uma empresa de prestação de serviço de telecomunicações multinacional, onde a compilação de uso do BPMS existente e arquivos soltos num servidor de dados, permite deslumbrar a necessidade de implantação do GED, aplicando para isto, sistemas open source, não impossibilitando assim a sua utilização por uma pequena empresa. O desafio encontra-se na indisponibilidade de softwares que em sua execução não estão em idioma português, e cuja pouca oferta no mercado interno quando em idioma português para esses tipos de aplicações são de alto custo em sua aquisição. É realizado um comparativo entre softwares que possam atender a realidade identificada de arquivos soltos ou inacessíveis, e após análise será exposto o projeto de implantação para o esse gerenciamento vinculado entre o BPMS com o GED.